Fichar en el trabajo será digital y obligatorio desde septiembre: así te afecta la nueva ley
El Ministerio de Trabajo confirma que los registros en papel y las hojas de cálculo dejarán de ser válidos en 20 días. La Inspección podrá revisar los horarios en tiempo real y las multas por incumplimiento subirán hasta los 10.000 euros por trabajador.
La vicepresidenta segunda y ministra de Trabajo, Yolanda Díaz ha confirmado que el fichaje digital será obligatorio a partir de septiembre de 2026, una medida que busca modernizar el registro horario y acabar con las horas extras no declaradas. Las empresas tendrán solo 20 días para adaptarse a los nuevos requisitos técnicos, que eliminan los sistemas manuales y exigen plataformas digitales con información inalterable.
La reforma, impulsada por la vicepresidenta segunda y ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, forma parte de la Nueva Ley de Fichaje y refuerza el cumplimiento de la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas. Aunque el registro horario ya era obligatorio desde 2019, la nueva normativa endurece las exigencias y establece un sistema más transparente y accesible para la Inspección de Trabajo.
La vicepresidenta segunda y ministra de Trabajo, Yolanda Díaz y Economía Social es el departamento del Gobierno de España encargado de diseñar y ejecutar las políticas laborales, de empleo y de Seguridad Social. Su estructura incluye organismos como la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que será la responsable de supervisar el cumplimiento de la nueva normativa de fichaje digital.
Con la digitalización del registro horario, este organismo podrá realizar comprobaciones de manera más ágil y eficiente, reduciendo los plazos para detectar irregularidades.
Qué cambia en el día a día de los trabajadores
El nuevo sistema exigirá que cada fichaje quede registrado de forma automática, sin posibilidad de modificaciones posteriores. Esto significa que los trabajadores ya no podrán alterar sus horarios una vez finalizada la jornada, y cualquier cambio quedará registrado junto con la identidad de quien lo realice. Además, el registro deberá incluir.
- Horas ordinarias y extraordinarias.
- Jornadas parciales y pausas no computables como tiempo de trabajo.
- Si la actividad se realiza de forma presencial o mediante teletrabajo.
Los datos deberán conservarse durante cuatro años, como establece la normativa actual, y estarán disponibles tanto para los empleados como para sus representantes legales.
Para los trabajadores, esto implica una mayor transparencia en el control de su jornada laboral.
Antecedentes: la obligatoriedad del registro horario desde 2019
El registro horario ya era obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019, tras la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019-ley 8/2019. Esta normativa surgió como respuesta a una sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) que exigía a los Estados miembros garantizar un sistema de registro de la jornada laboral para evitar el fraude en las horas extras.
Sin embargo, la falta de un sistema unificado y la posibilidad de manipular los registros manuales llevaron al Gobierno a impulsar esta nueva reforma. La digitalización del fichaje busca cerrar estas lagunas y garantizar que los datos sean inalterables y accesibles en tiempo real.
Multas más altas y menos margen para el fraude
Uno de los cambios más significativos es el endurecimiento del régimen sancionador. Hasta ahora, las infracciones relacionadas con el control horario podían acarrear multas de hasta 7.500 euros, pero la nueva ley eleva este límite a 10.000 euros por cada trabajador afectado. Este aumento busca disuadir a las empresas de prácticas como la manipulación de horarios o la ocultación de horas extras.
La medida afectará a todas las empresas, independientemente de su tamaño, y también a los autónomos con trabajadores a su cargo.
El plazo de adaptación de 20 días comenzará a contar desde la entrada en vigor de la ley, prevista para septiembre de 2026. A partir de ese momento, las empresas que no cumplan con los nuevos requisitos técnicos podrán enfrentarse a sanciones económicas y a inspecciones más frecuentes.
Para evitar multas, las empresas deberán asegurarse de que sus sistemas de fichaje cumplan con los requisitos técnicos establecidos por la normativa. Esto incluye la integración con plataformas digitales homologadas y la formación de los empleados en el uso de estas herramientas.
«Esta reforma es un paso más hacia la modernización del mercado laboral. Queremos acabar con el fraude y garantizar que los trabajadores reciban lo que les corresponde.»
Yolanda Díaz·Vicepresidenta segunda y ministra de Trabajo
Qué significa esto para los trabajadores y las empresas
Para los trabajadores, la digitalización del fichaje supone una mayor garantía de que sus horas extras serán registradas y remuneradas correctamente. Además, el sistema permitirá un acceso más sencillo a sus registros, lo que facilitará la reclamación de derechos en caso de incumplimientos.
En el caso de las empresas, la medida implica una inversión inicial en tecnología y formación, pero también puede suponer un ahorro a largo plazo al reducir la burocracia y los riesgos de sanciones. Sectores como la construcción, la logística o la sanidad, donde los horarios suelen ser más complejos, deberán adaptar sus sistemas para cumplir con la normativa.
Las pymes y los autónomos con trabajadores a su cargo son los que podrían enfrentar mayores desafíos, dado que muchos aún utilizan sistemas manuales o no digitalizados. La vicepresidenta segunda y ministra de Trabajo, Yolanda Díaz ha anunciado que pondrá a disposición de estas empresas guías y herramientas para facilitar la transición.
Próximos pasos y canales oficiales
La vicepresidenta segunda y ministra de Trabajo, Yolanda Díaz publicará en las próximas semanas los detalles técnicos de la normativa, incluyendo los requisitos que deberán cumplir las plataformas digitales de fichaje. Las empresas podrán consultar esta información en la web oficial del ministerio (www.mites.gob.es) y en la de la Inspección de Trabajo (www.mites.gob.es/inspeccion).
Además, se espera que el Gobierno lance campañas de información para concienciar a empresas y trabajadores sobre la importancia de cumplir con la nueva normativa. Estas campañas incluirán talleres y materiales formativos para facilitar la adaptación al nuevo sistema.
La digitalización del fichaje también facilitará el seguimiento de las jornadas en sectores con alta temporalidad o con trabajadores en movilidad, como el transporte o la hostelería. Además, se espera que el nuevo sistema reduzca la burocracia para las empresas, al eliminar la necesidad de almacenar registros en papel o en formatos no digitales.
Para los trabajadores, la medida supone una mayor transparencia y seguridad en el registro de sus horas. Sin embargo, también implica una mayor responsabilidad para las empresas, que deberán asegurarse de que sus sistemas cumplan con los requisitos técnicos establecidos por la ley.
